Cinética Fitness · Campinas
O EVO sempre soube quando um contrato vence, quando uma cobrança falha e quando alguém completa 30 dias de casa. O que faltava era agir sobre isso todo dia, sem esquecer ninguém.
Nada muda na rotina de quem trabalha no EVO. Continua lançando venda, cadastrando aluno e registrando pagamento no mesmo lugar. O que existe agora é uma ponte que escuta tudo que acontece lá e transforma em ação no WhatsApp e no quadro de vendas.
Nada é digitado duas vezes. A academia trabalha no EVO; o resto
acontece em consequência.
O caminho de volta também existe: o texto que a equipe escreve
no EVO desce por essa mesma ponte até o WhatsApp.
O quadro tem sete colunas e acompanha a pessoa a vida inteira — antes de ser aluno, enquanto é, e depois que sai. Cada cartão é uma pessoa.
As três primeiras colunas são da venda. Quem move é a Ana, e depois o consultor. As quatro últimas são automáticas, movidas pelo que a equipe lança no EVO.
Nenhuma coluna precisa ser arrastada na mão: as três primeiras a Ana
move na conversa, as quatro últimas o EVO move.
Quem renova ou
rematricula volta de Renovação ou Recuperação direto para Pós venda.
Aluno ativo que chama no WhatsApp não entra no funil: vai direto para o atendimento
humano.
Essa é a leitura mais importante do quadro, e a que muda a rotina da equipe:
| Coluna | O que é | O que fazer |
|---|---|---|
| Negociação | venda aberta | Cartão parado aqui é venda esfriando. A Ana entregou a pessoa interessada — daqui em diante o resultado depende do consultor. |
| Pós venda | depósito | É onde a maioria fica, e está tudo certo ficar parado. Não é fila de trabalho. |
| Renovação | urgente | Aqui é onde se salva aluno. Venceu ontem, ainda não desmontou a rotina, ainda não pagou em outro lugar. É a fila de trabalho de todo dia de manhã. |
| Recuperação | já perdido | Passou de 20 dias, cancelou ou pediu cancelamento. Não é fila de ligação — é base de campanha, com toque mensal. Insistir aqui queima o relacionamento de quem ainda poderia voltar daqui a seis meses. |
São as duas colunas mais fáceis de confundir e as que pedem o oposto uma da outra. Renovação é quem ainda dá para manter — a janela dura poucos dias e exige ação imediata. Recuperação é quem já foi — trabalha-se com paciência e campanha, não com ligação diária.
E dentro de Recuperação, a causa muda a conversa: não renovou é indiferença, se resolve com oferta. cancelou é decisão, e antes de qualquer oferta é preciso entender o motivo.
A Ana atende no WhatsApp da academia, no mesmo número que o aluno já conhece. Ela não é um menu de opções: conversa, entende o que a pessoa quer e leva até o ponto em que um consultor de verdade faz diferença.
1. Recebe e se apresenta. Pergunta como pode chamar a pessoa e usa o nome que ela responder.
2. Identifica quem é — lendo o cartão antes de falar. Ela verifica as etiquetas e a coluna em que a pessoa está antes de decidir qualquer coisa. Quem tem ativo ou está em Matrícula Fechada, Pós venda ou Renovação é aluno: ela não qualifica, não vende e não cria cartão novo — acolhe e passa para a equipe.
3. Descobre três coisas — se já treinou antes, qual o objetivo e qual período treinaria. Conversando, não em formulário. Se a pessoa já contou alguma dessas coisas sozinha, a Ana não repete a pergunta.
4. Apresenta o que faz sentido para aquele objetivo específico, em vez de despejar as 19 modalidades. E lembra que todas entram em qualquer plano.
5. Fala de preço quando perguntam. Sempre ancorando no Plano Black, a partir de R$195/mês. Só apresenta os outros dois se a pessoa pedir ou torcer o nariz para a fidelidade.
6. Convida para conhecer — day use de R$46, abatido se fechar em 7 dias.
7. Agenda dentro de 48h. Antes de sugerir qualquer horário, ela consulta a base de conhecimento da grade de aulas — a programação real da sala de ginástica e da sala de bike, dia a dia. Só oferece o que de fato existe naquele horário. Depois coleta nome completo, nascimento, celular, e-mail e CPF — um dado por mensagem.
8. Passa para a equipe em silêncio, sempre com uma despedida natural.
O que a pessoa diz vale mais do que a etiqueta. Se o cartão marca ativo mas ela escreve "cancelei meu plano", a Ana acredita nela — e ainda avisa a equipe da divergência para o cadastro ser arrumado.
Cadastro desatualizado existe em qualquer academia. Sem essa regra, a Ana trataria um ex-aluno como aluno e a conversa começaria errada logo na primeira frase.
A Ana não inventa e não decora. Ela consulta duas bases de conhecimento, e o que não estiver nelas ela não responde — prefere passar para um consultor a chutar.
| Base | O que tem dentro |
|---|---|
| A academia | Endereço, telefone, horário de funcionamento, estacionamento, as 19 modalidades, os três planos com valores e condições, adesão, regras de ex-aluno, Gympass e Totalpass, formas de pagamento e diferenciais |
| A grade de aulas | A programação real da sala de ginástica e da sala de bike, dia a dia e horário a horário — mais a regra de que musculação é horário livre, sem aula marcada |
Manter as bases atualizadas é o que mantém a Ana correta. Mudou horário de aula, preço ou condição de plano, é só atualizar a base — ela passa a responder o novo na conversa seguinte, sem ninguém mexer em programação.
E o contrário também vale: base desatualizada faz a Ana marcar aula que não existe mais.
As três primeiras colunas do funil são responsabilidade dela — inclusive Negociação. Ninguém precisa arrastar cartão na mão:
| No momento em que | A Ana faz |
|---|---|
| A conversa engata | Cria o cartão em Primeiro Contato — nenhum outro sistema cria esse cartão |
| Descobre objetivo e horário | Aplica as etiquetas objetivo_… e treina_… |
| Mostra modalidades ou valores | Move para Proposta Apresentada |
| A pessoa topa visitar, agenda ou quer fechar | Move para Negociação e passa para o consultor |
| Reconhece um aluno ativo | Não cria cartão novo — pausa a conversa e entrega para a equipe |
Sempre que a conversa chega no ponto em que uma pessoa resolve melhor: interesse real depois dos planos, agendamento confirmado, pedido de matrícula ou de link de pagamento, pedido de desconto, aluno ativo com qualquer demanda, assunto fora do escopo — cancelamento, financeiro, reclamação — e quando ela não soube responder.
Mais uma, que é a mais sutil: quando o que a pessoa diz não bate com o que o cartão mostra. Aí não é só atendimento, é cadastro para arrumar.
A passagem é invisível. A Ana se despede de forma natural e pausa a própria atuação — a conversa fica livre para um consultor assumir, no mesmo fio, com todo o histórico à vista. Do lado de quem está no WhatsApp, foi sempre a mesma conversa.
Cada linha é uma automação ativa. Ela dispara a partir de um fato registrado no EVO — não de alguém rodando relatório. A coluna da direita mostra quantas vezes já rodou de verdade desde a virada.
O selo da esquerda mostra o dia exato configurado no EVO. Contando a
partir do vencimento do contrato: D-7 é sete dias antes, D+1 é o
dia seguinte. NA HORA significa que dispara no instante em que a equipe lança
o registro no sistema.
D−7 e D−1 existem para renovar antes do vencimento, que é sempre mais barato do que reconquistar depois. D+1 é o dia de maior chance de reverter — a pessoa ainda não reorganizou a semana sem treinar. D+20 é o corte: a partir dali ela sai da fila diária e entra em campanha.
Esses prazos são configuração, não lei. Se a Cinética achar que o corte deve ser 15 ou 30 dias em vez de 20, é ajuste no EVO.
As etiquetas são o vocabulário do quadro. Elas entram e saem sozinhas conforme a vida da pessoa muda — ninguém precisa manter isso na mão.
| Etiqueta | Entra e sai quando | O que a equipe faz |
|---|---|---|
| vence 7d | Entra 7 dias antes do vencimento. Sai se renovar, ou quando virar venceu. | A melhor janela que existe. A pessoa ainda está treinando, ainda tem a rotina montada, e nunca chega a sentir que ficou sem academia. Quem renova aqui também não paga adesão de novo — é argumento pronto. |
| vence 1d | Entra na véspera do vencimento. | Último aviso. Se passar daqui, amanhã o cartão sai de Pós venda e a conversa muda de "renovar" para "voltar" — que é bem mais difícil. |
| venceu | Entra no dia seguinte ao vencimento, junto com a ida para Renovação. Sai ao renovar ou rematricular. | Contato no mesmo dia. É o momento de maior chance de reverter em todo o funil. |
| não renovou | Entra aos 20 dias vencido e substitui o venceu. | Sai da fila diária. Vira base de campanha mensal. |
| Etiqueta | Entra e sai quando | O que a equipe faz |
|---|---|---|
| devendo | Entra 1 dia depois de a cobrança recorrente ser recusada. Só sai quando o EVO confirmar a quitação — nunca por tempo. | Na maioria dos casos é cartão vencido ou trocado, não falta de dinheiro. O link de cadastro de cartão resolve numa mensagem, sem ligação e sem constrangimento. |
devendo não tira o aluno de Pós venda e não conflita com ativo. As duas convivem de propósito: quem teve uma parcela recusada continua treinando normalmente. São informações independentes — uma é sobre o contrato, a outra sobre o pagamento.
E ela é a única etiqueta que nenhuma regra apaga por dedução. Renovar plano, rematricular ou trocar de contrato não faz a dívida antiga sumir. Só o EVO dizendo "pagou" tira essa marca.
As etiquetas de objetivo e horário são o que permite fazer campanha por recorte: mandar uma mensagem só para quem quer emagrecer, ou avisar de uma aula nova só para quem treina de manhã.
Ninguém precisa limpar etiqueta na mão. Toda regra que coloca uma marca também tira as que passaram a ser mentira — por isso uma pessoa nunca aparece como ativo e venceu ao mesmo tempo.
| Quando entra | Sai automaticamente |
|---|---|
| ativo (vendeu, renovou, rematriculou) | todas as de saída e de aviso de vencimento |
| venceu | ativo vence 7d vence 1d |
| não renovou | venceu e o que sobrou de ativo |
| cancelamento agendado | ativo |
| cancelou | tudo de vida ativa, inclusive cancelamento agendado |
| devendo | nada — convive com qualquer outra, e só sai com a quitação confirmada |
Nenhuma mensagem enviada por esse sistema foi escrita por nós. Todas saem do que a academia digita dentro do próprio EVO.
A equipe escreve no painel do EVO, como já faz hoje. A diferença é o caminho de saída: em vez de e-mail ou SMS, o texto sai pelo WhatsApp da academia — o mesmo número que o aluno conhece — e fica registrado na conversa, para qualquer pessoa da equipe ver o histórico depois.
As três famílias desta seção são autoatendimento: a academia escreve, escolhe para quem e dispara, sem depender de ninguém.
Mudar o texto de qualquer mensagem não depende de nós — é edição no EVO e vale já no disparo seguinte.
O consultor abre a ficha da pessoa no EVO, escreve a mensagem e envia. Chega no WhatsApp dela em segundos. Serve tanto para aluno quanto para quem ainda é só uma oportunidade.
É o substituto direto do "vou mandar depois" — que na prática vira nunca.
São quatro, e todos carregam um link gerado na hora pelo EVO, já válido e no nome da pessoa:
| Link | Para que serve |
|---|---|
| Cadastro de cartão | Quando o cartão venceu ou precisa ser trocado — resolve a inadimplência antes de ela acontecer |
| Cobrança de dívida | Parcela em aberto, com o valor certo |
| Cobrança de venda | Checkout de uma venda em andamento |
| Assinatura de contrato | O aluno assina pelo celular, sem passar na recepção |
Hoje os links saem sozinhos, sem texto em volta. Funciona, mas um link seco chegando no WhatsApp gera desconfiança e reduz o clique. Vale escrever uma linha de contexto antes de cada um — é edição no EVO, leva cinco minutos e muda bastante o resultado.
A segmentação do EVO monta o recorte — aniversariantes do mês, quem está sem vir, quem vence em 15 dias — e a mensagem sai para todos de uma vez, pelo WhatsApp da academia.
Cruzando com as etiquetas de objetivo e horário, dá para ser bem mais específico: uma campanha só para quem quer emagrecer, ou só para quem treina de manhã.
As doze regras de hoje organizam o quadro. Qualquer uma delas pode, além disso, disparar uma mensagem automática, sozinha, no dia certo.
Um exemplo: hoje, quando um contrato vence, o cartão vai para Renovação e alguém da equipe precisa ver. Com mensagem ligada, a pessoa recebe um WhatsApp no mesmo dia de manhã, antes de qualquer ligação — e a equipe liga só para quem não respondeu.
| Etapa | Quem faz | O que envolve |
|---|---|---|
| Escolher o gatilho | Cinética | Decidir o que merece mensagem automática — vencimento, aniversário, falta de presença — e em que prazo |
| Escrever o texto | Cinética | A mensagem é da academia, no tom da academia. Ninguém escreve por vocês |
| Programar o envio | B2F | Configuramos a regra do nosso lado para que aquele gatilho passe a entregar a mensagem pelo WhatsApp da academia |
Relacionamento, campanha e transacionais vocês disparam sozinhos, na hora que quiserem — está tudo pronto.
Já as mensagens por gatilho automático exigem um passo nosso: a academia define o gatilho e escreve o texto, e a B2F programa a entrega. Feito uma vez, roda sozinho para sempre.
O EVO oferece 38 gatilhos no total, bem mais do que os que estão ligados hoje. Abaixo, os que fazem mais sentido para a Cinética.
Cada um deles pode virar etiqueta, movimento de cartão, mensagem — ou os três juntos.
A recomendação é começar devagar. Ligar tudo de uma vez transforma o WhatsApp da academia em spam e o aluno para de ler. Melhor escolher dois ou três de maior impacto, medir a resposta, e só então ampliar.