Cinética Fitness · Campinas
O EVO sempre soube quando um contrato vence, quando uma cobrança falha e quando alguém completa 30 dias de casa. O que faltava era agir sobre isso todo dia, sem esquecer ninguém.
Nada muda na rotina de quem trabalha no EVO. Continua lançando venda, cadastrando aluno e registrando pagamento no mesmo lugar. O que existe agora é uma ponte que escuta tudo que acontece lá e transforma em ação no WhatsApp e no quadro de vendas.
O quadro tem sete colunas e acompanha a pessoa a vida inteira — antes de ser aluno, enquanto é, e depois que sai. Cada cartão é uma pessoa.
As três primeiras colunas são da venda. Quem move é a Ana, e depois o consultor. As quatro últimas são automáticas, movidas pelo que a equipe lança no EVO.
É o único passo que nenhum sistema consegue preencher. A informação de que a pessoa gostou da estrutura, ficou de pensar ou vai trazer o marido só existe na cabeça de quem estava na recepção. Sem esse registro, a casa perde a taxa de comparecimento — e é justamente aí que a venda se ganha.
Pós venda é depósito. Recuperação é fila de trabalho. Todo mundo fica parado em Pós venda, e está certo. Já cartão parado em Recuperação significa alguém que não foi trabalhado.
Quem saiu, saiu por qual motivo. não renovou é indiferença — se resolve com oferta. cancelou é decisão — precisa entender o motivo antes de qualquer oferta. São conversas diferentes e agora ficam separadas.
A Ana atende no WhatsApp da academia, no mesmo número que o aluno já conhece. Ela não é um menu de opções: conversa, entende o que a pessoa quer e leva até o ponto em que um consultor de verdade faz diferença.
1. Recebe e se apresenta. Pergunta como pode chamar a pessoa — e usa o nome que ela responder, nunca o que aparece no WhatsApp, que costuma vir errado.
2. Identifica quem é. Se for aluno ativo, não vende nada: acolhe e passa para a equipe na hora. Se for ex-aluno, sabe que ele não paga adesão na volta.
3. Descobre três coisas — se já treinou antes, qual o objetivo e qual período treinaria. Conversando, não em formulário. Se a pessoa já contou alguma dessas coisas sozinha, a Ana não repete a pergunta.
4. Apresenta o que faz sentido para aquele objetivo específico, em vez de despejar as 19 modalidades. E lembra que todas entram em qualquer plano.
5. Fala de preço quando perguntam. Sempre ancorando no Plano Black, a partir de R$195/mês. Só apresenta os outros dois se a pessoa pedir ou torcer o nariz para a fidelidade.
6. Convida para conhecer — day use de R$46, abatido se fechar em 7 dias.
7. Agenda dentro de 48h, consultando a grade real de aulas, e coleta nome completo, nascimento, celular, e-mail e CPF — um dado por mensagem.
8. Passa para a equipe em silêncio, sempre com uma despedida natural.
Sempre que a conversa chega no ponto em que uma pessoa resolve melhor: interesse real depois dos planos, agendamento confirmado, pedido de matrícula ou de link de pagamento, pedido de desconto, aluno ativo com qualquer demanda, e qualquer assunto fora do escopo — cancelamento, financeiro, reclamação.
A passagem é invisível. O cliente recebe uma despedida e um consultor assume, alternando entre Celso e Sabrina. Do outro lado, foi sempre a mesma conversa.
Cada linha é uma automação ativa. Ela dispara a partir de um fato registrado no EVO — não de alguém rodando relatório. A coluna da direita mostra quantas vezes já rodou de verdade desde a virada.
| Quando acontece | Para onde vai o cartão | Etiqueta | Rodou |
|---|---|---|---|
| Matrícula nova | Matrícula Fechada — o cartão já nasce com valor do contrato, plano, CPF, vendedor e endereço | entra ativo | 47× |
| Renovação de plano | Pós venda — com o valor do novo contrato | entra ativo sai venceu vence 7d vence 1d não renovou cancelou cancelamento agendado |
26× |
| Rematrícula ex-aluno voltando |
Pós venda — histórico de saída zerado | entra ativo sai cancelou não renovou venceu devendo e as de vencimento |
75× |
| Quando acontece | Para onde vai o cartão | Etiqueta | Rodou |
|---|---|---|---|
| Faltam 7 dias para vencer | não move — é só aviso | entra vence 7d | 59× |
| Vence amanhã | não move — é só aviso | entra vence 1d | 69× |
| Venceu ontem e não renovou | Renovação | entra venceu sai ativo vence 7d vence 1d |
85× |
| 20 dias vencido sem renovar | Recuperação | entra não renovou sai venceu ativo e as de vencimento |
69× |
| Completou 30 dias de matrícula | Pós venda — deixa de ser matrícula nova e vira aluno de casa | — | 12× |
| Quando acontece | Para onde vai o cartão | Etiqueta | Rodou |
|---|---|---|---|
| Cobrança recorrente recusada | não move | entra devendo | 18× |
| Quitou o débito | não move | sai devendo | 6× |
| Quando acontece | Para onde vai o cartão | Etiqueta | Rodou |
|---|---|---|---|
| Pediu cancelamento agendado, ainda é aluno |
Recuperação | entra cancelamento agendado sai ativo |
7× |
| Cancelou de fato | Recuperação | entra cancelou sai ativo cancelamento agendado venceu e as de vencimento |
12× |
Quem pediu cancelamento continua treinando e pagando até o contrato acabar — e ainda dá para reverter. Quem cancelou já saiu. As duas situações ficam separadas de propósito: a primeira é a melhor oportunidade de retenção que existe, e desaparece se for tratada junto com a segunda.
As etiquetas são o vocabulário do quadro. Elas entram e saem sozinhas conforme a vida da pessoa muda — ninguém precisa manter isso na mão.
As etiquetas de objetivo e horário são o que permite fazer campanha por recorte: mandar uma mensagem só para quem quer emagrecer, ou avisar de uma aula nova só para quem treina de manhã.
Nenhuma mensagem enviada por esse sistema foi escrita por nós. Todas saem do que a academia digita dentro do próprio EVO.
A equipe escreve no painel do EVO, como já faz hoje. A diferença é o caminho de saída: em vez de e-mail ou SMS, o texto sai pelo WhatsApp da academia — o mesmo número que o aluno conhece — e fica registrado na conversa, para qualquer pessoa da equipe ver o histórico depois.
O consultor abre a ficha da pessoa no EVO, escreve a mensagem e envia. Chega no WhatsApp dela em segundos. Serve tanto para aluno quanto para quem ainda é só uma oportunidade.
É o substituto direto do "vou mandar depois" — que na prática vira nunca.
São quatro, e todos carregam um link gerado na hora pelo EVO, já válido e no nome da pessoa:
| Link | Para que serve |
|---|---|
| Cadastro de cartão | Quando o cartão venceu ou precisa ser trocado — resolve a inadimplência antes de ela acontecer |
| Cobrança de dívida | Parcela em aberto, com o valor certo |
| Cobrança de venda | Checkout de uma venda em andamento |
| Assinatura de contrato | O aluno assina pelo celular, sem passar na recepção |
Hoje os links saem sozinhos, sem texto em volta. Funciona, mas um link seco chegando no WhatsApp gera desconfiança e reduz o clique. Vale escrever uma linha de contexto antes de cada um — é edição no EVO, leva cinco minutos e muda bastante o resultado.
A segmentação do EVO monta o recorte — aniversariantes do mês, quem está sem vir, quem vence em 15 dias — e a mensagem sai para todos de uma vez, pelo WhatsApp da academia.
Cruzando com as etiquetas de objetivo e horário, dá para ser bem mais específico: uma campanha só para quem quer emagrecer, ou só para quem treina de manhã.
As doze regras de hoje organizam o quadro. Qualquer uma delas pode, além disso, disparar uma mensagem automática — o texto escrito por vocês, no EVO.
Um exemplo: hoje, quando um contrato vence, o cartão vai para Renovação e alguém da equipe precisa ver. Com mensagem ligada, a pessoa recebe um WhatsApp no mesmo dia, de manhã, antes de qualquer ligação.
E o EVO oferece muito mais gatilhos do que os que estão ligados hoje. Abaixo, os que fazem mais sentido para a Cinética. Ligar cada um é uma escolha da academia — o que vale a pena automatizar e o que é melhor manter no olho no olho.
São 38 gatilhos disponíveis no total. Cada um pode virar etiqueta, movimento de cartão, mensagem — ou os três juntos.
A recomendação é começar devagar. Ligar tudo de uma vez transforma o WhatsApp da academia em spam e o aluno para de ler. Melhor escolher dois ou três de maior impacto, medir a resposta, e só então ampliar.
Sem presença. Aluno que parou de vir avisa com semanas de antecedência que vai cancelar — e essa é a única forma de perceber antes do pedido chegar.
Aniversário. É a mensagem de maior taxa de resposta em academia, custa nada e é a única que a pessoa recebe feliz.
O sistema roda de madrugada e entrega a fila pronta antes de a academia abrir. O trabalho da equipe deixa de ser procurar quem contatar e passa a ser contatar.
A coluna Renovação: quem venceu ontem. É o contato mais quente do dia e o de maior chance de reverter.
Quem apareceu com devendo: cobrança recusada é problema de cartão na maioria das vezes, e o link de cadastro resolve numa mensagem.
Os marcados com vence 7d: janela ideal para renovar antes do vencimento, sem o desgaste de quem já venceu.
A coluna Negociação: quem visitou e não fechou. Cartão parado aqui é venda esfriando.
Recuperação: separar não renovou de cancelou e tratar cada grupo com uma conversa diferente.
Quem está com cancelamento agendado: ainda é aluno, ainda dá para reverter.
Quantos saíram por indiferença e quantos por decisão — a leitura de churn que a academia não tinha antes.
Uma campanha para o recorte que fizer sentido, com o texto escrito no EVO.
Segunda-feira, 10 de agosto de 2026. Nada disso exigiu que alguém abrisse um relatório.
| Casos | O que o sistema resolveu sozinho |
|---|---|
| 5 | Contratos entrando na janela de 7 dias — equipe avisada antes de vencer |
| 4 | Contratos vencidos, cartões movidos para Renovação |
| 3 | Rematrículas — ex-alunos voltando para Pós venda, histórico limpo |
| 2 | Alunos completando 30 dias de casa |
| 2 | Contratos vencendo amanhã, marcados para contato imediato |
| 1 | Matrícula nova, cartão criado com valor e dados do contrato |
| 1 | Aluno em 20 dias sem renovar, movido para Recuperação |
| 2 | Links de cadastro de cartão entregues pelo WhatsApp da academia |
Em três dias de operação plena foram 311 ações executadas e nenhum erro. O sistema trabalha de madrugada e entrega a fila pronta antes de a academia abrir.